"Ich kann doch die Original-Belege nicht vernichten, oder?"

Digitalisierung der Geschäftsunterlagen bedeutet, dass diese elektronisch in einem Archivsystem gespeichert werden, d.h.

• Papierbelege werden gescannt oder fotografiert,
• Rechnungen, die per Mail oder als Download bereit stehen, werden direkt gespeichert und
• eigene Ausgangsrechnungen werden direkt archiviert.

Nach der Archivierung können die Papierbelege dann vernichtet werden.

Allerdings muss das Verfahren der Archivierung sowie das Archivierungssystem bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Das Bundesministerium der Finanzen hat Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) erlassen, welche die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen regeln.

Zum besseren Verständnis hat der Bitkom* diese Grundsätze in 10 Merksätzen zur Elektronischen Archivierung und GoBD wie folgt zusammengefasst:

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Wenn Sie selbst diese Archivierung nicht durchführen möchten, übernehme ich diese Aufgabe im Rahmen der Erstellung der Buchhaltung gerne für Sie. Die Belege werden durch mich gescannt oder eingelesen und direkt beim Verbuchen der Geschäftsvorfälle archiviert.

Gerne informiere ich Sie in einem persönlichen Gespräch über das genaue Vorgehen!

*Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Albrechtstraße 10, 10117 Berlin-Mitte